Programas de facturación y Verifactu: cómo comprobar si el tuyo cumple

Ya sabes más o menos qué es Verifactu. Te ha llegado el correo, has leído que va de programas de facturación, que hay unas fechas en 2027 y un código QR de por medio. La pregunta que queda, la que de verdad importa, es otra: ¿el programa con el que facturas yo cada día cumple o no cumple? Y si no lo tengo claro, ¿a quién le pregunto y qué le pregunto exactamente?

Eso es lo que vamos a resolver aquí. Nada de repasar otra vez la norma entera. Solo cómo mirar tu propio caso y salir de dudas.

Primero: no te toca a ti demostrar nada, le toca al programa

Conviene tener esto claro antes de nada, porque quita presión. Verifactu es una norma sobre el software, no sobre el usuario. El que tiene que cumplir un montón de requisitos técnicos (encadenar los registros, generar el QR, firmar o enviar a Hacienda) es el fabricante del programa, no tú. Tu trabajo se reduce a una cosa: usar un programa que cumpla. Si el tuyo lo hace, facturas igual que siempre y no te enteras del cambio.

Así que la tarea de estos meses no es aprender contabilidad ni tecnología. Es averiguar en qué situación estás. Y hay tres.

Las tres situaciones en las que puedes estar

Uno: facturas con un programa de facturación de verdad (uno de los conocidos, de pago o gratuito, o un ERP como Odoo, SAP, el módulo de tu gestoría). Este es el caso cómodo. Casi todos los programas serios ya están adaptados o lo estarán bastante antes de tu fecha. Aquí tu única gestión es confirmarlo con el proveedor, y ahora vemos cómo.

Dos: facturas con Excel, Word o una plantilla casera. Aquí sí hay un cambio real que preparar, porque una plantilla suelta no encadena registros ni genera nada de lo que pide la norma. No es urgente hoy, pero en algún momento antes de tu fecha vas a tener que pasarte a una herramienta que cumpla. Mejor elegirla con calma. Tenemos una guía aparte sobre este caso concreto donde lo explicamos con más detalle.

Tres: tienes un sistema hecho a medida, una aplicación propia que emite tus facturas. Aquí depende de quién la mantiene. Si fue un desarrollo interno o de un proveedor, hay que hablar con quien lo lleve para saber si va a adaptarse. Esto sí conviene mirarlo con tiempo, porque adaptar software a medida no se hace en una tarde.

Cómo comprobarlo tú mismo en cinco minutos

Antes de escribir a nadie, hay señales que puedes mirar por tu cuenta.

Mira una factura reciente que hayas emitido. Si tu programa ya está funcionando en modo Verifactu, sus facturas llevan un código QR y, muchas veces, la mención "VERI*FACTU" cerca de él. Si tus facturas ya lo tienen, buena señal: el programa está preparado y activado. Si no lo tienen, no significa que el programa no cumpla, solo que a lo mejor todavía no lo ha activado (recuerda que 2026 es voluntario). Pero es el primer sitio donde mirar.

Entra en la web del fabricante y busca "Verifactu". Los programas que lo tienen resuelto suelen tener una página, una nota de ayuda o un aviso dentro de la propia aplicación explicando cómo lo cumplen y desde cuándo. Si no encuentras absolutamente nada, ni en la web ni dentro del programa, eso ya te dice algo.

Revisa si te han mandado un aviso. Los proveedores que van en serio con esto suelen avisar a sus clientes. Si has recibido un correo suyo (no de un tercero que te quiere vender otra cosa) explicando su plan de adaptación, es que están en ello.

Con esto ya te haces una idea. Para el resto, toca preguntar.

Y si todavía no tienes claro si Verifactu te obliga y para cuándo, eso lo resuelve el comprobador de cuatro preguntas en un minuto.

Qué preguntarle al proveedor (y cómo)

Es un correo de cinco líneas, no una reunión. Estas son las preguntas que de verdad importan, ordenadas de más a menos:

1. ¿Vuestro programa está adaptado a Verifactu, y desde cuándo lo estará? La pregunta base. Con esto ya sabes si tienes que hacer algo o no.

2. ¿Tenéis la declaración responsable del software? Este es el detalle que separa una respuesta seria de una vaga. La norma obliga al fabricante a emitir una declaración responsable que certifica que su programa cumple los requisitos. No es un papel que tengas que rellenar tú: es el fabricante quien lo firma y quien debe poder enseñártelo. Si te dicen que sí, que la tienen, es buena señal. Si no saben de qué les hablas, es mala.

3. ¿En qué modalidad funciona? Hay dos formas de cumplir: enviando cada factura a Hacienda al momento (el modo Verifactu propiamente dicho) o guardándolas firmadas por tu lado sin enviarlas. Para ti la diferencia práctica es pequeña, facturas igual, pero saber cuál usa tu programa te ayuda a entender cómo funciona por debajo.

4. ¿Tiene coste para mí, o entra en lo que ya pago? Algunos lo incluyen en la licencia o la suscripción que ya tienes. Otros lo cobran aparte. Mejor saberlo ahora que llevarte la sorpresa en la factura.

5. ¿Tengo que hacer algo yo, o se activa solo? A veces hay que actualizar una versión, marcar una casilla o poner un dato fiscal. Que te digan si la parte que te toca a ti es cero o es algo.

Qué respuestas son mala señal

No todas las respuestas valen igual. Presta atención si te encuentras con esto:

• "No sabemos nada de eso todavía." A estas alturas, un fabricante de software de facturación que no tenga ni un plan es preocupante. No significa que vaya a incumplir, pero sí que vas con retraso respecto a los que sí lo tienen.

• Silencio. Si escribes y no contestan en una o dos semanas, tenlo en cuenta. Un proveedor que no responde a una pregunta normativa importante es un proveedor con el que vas a tener este mismo problema cada vez que cambie algo.

• Prisa y miedo. El reverso: si en lugar de responderte te presionan con "adáptate ya o te multan, contrata este plan superior hoy", desconfía. Tienes hasta 2027 y el periodo de pruebas de 2026 está precisamente para llegar sin sustos. La urgencia normalmente la pone quien vende, no la norma.

• Te cobran una migración carísima "obligatoria por Verifactu". A veces es legítimo, pero conviene contrastarlo. Verifactu no obliga a cambiar de programa: obliga a que el programa cumpla. Si el tuyo no va a adaptarse y toca cambiar, es una decisión que puedes tomar con calma comparando opciones, no algo que haya que firmar bajo presión.

Para cerrar

La foto que hay que sacar de aquí es tranquila. Si usas un programa conocido, con casi total seguridad ya está resuelto o lo estará, y tu gestión es un correo. Si facturas en Excel o tienes algo a medida, hay trabajo que hacer, pero tienes meses para hacerlo bien.

Si quieres salir de dudas ahora mismo sobre si Verifactu te afecta y cuál es tu fecha, tenemos una herramienta gratuita de cuatro preguntas que te lo dice sin pedirte el email. Y si tu caso es de los raros (un sistema a medida que no sabes si cumple, dudas sobre cambiar de programa, o simplemente prefieres que alguien lo mire por ti), lo hablamos: contact@easybyte.es. Los detalles de cómo lo enfocamos están en la página del servicio.

Las fechas y requisitos que hemos mencionado son los vigentes a julio de 2026 y en Verifactu el calendario se ha movido varias veces, así que confírmalo con tu asesoría antes de tomar una decisión.