Verifactu si facturas con Excel o Word: qué opciones tienes y cuándo moverte

Hay mucha gente que factura con una hoja de Excel o con una plantilla de Word. La abres, cambias el número, la fecha, el importe, guardas el PDF y lo mandas. Funciona, es gratis y lo llevas haciendo años. Y de repente empiezan a llegarte correos diciendo que con Verifactu eso ya no vale.

La mala noticia es que, en este caso concreto, los correos tienen razón. La buena es que el cambio es más sencillo de lo que parece y no hay ninguna prisa para hoy. Vamos a verlo con calma: por qué el Excel se queda fuera, qué alternativas tienes según cómo factures, y para cuándo tienes que tenerlo resuelto.

Si todavía no sabes muy bien qué es Verifactu ni si te afecta, primero échale un ojo a la guía base. Aquí damos por sabido lo básico y vamos directos a tu situación.

Por qué el Excel y el Word no pueden cumplir

Verifactu es una norma sobre el programa con el que emites las facturas, no sobre lo que pagas ni sobre tu contabilidad. Lo que exige es que ese programa haga tres cosas por su cuenta: encadenar cada factura con la anterior de forma que no se pueda borrar una del medio sin que se note, generar un registro que no se pueda alterar después, y meter un código QR en cada factura.

Una hoja de Excel no hace nada de eso, y no es que le falte una casilla: es que no está construida para eso. En un Excel puedes cambiar el importe de una factura de hace tres meses, borrar una fila entera o reordenarlo todo, y no queda rastro. Eso es justo lo que la norma quiere impedir. Lo mismo con una plantilla de Word: es un documento, no un sistema que registre nada.

Así que aquí no hay una versión "adaptada" de tu Excel que te salve. No es cuestión de bajarse una macro ni de tocar una plantilla. La hoja de cálculo, para facturar, se acabó. En algún momento antes de tu fecha vas a tener que pasarte a una herramienta de verdad. La parte tranquilizadora es que hay opciones para todos los tamaños, incluso gratis, y tienes tiempo de sobra para elegir sin agobios.

Cuándo tienes que tenerlo hecho

Antes de mirar herramientas, sitúate en el calendario, porque cambia mucho la urgencia.

A fecha de hoy (julio de 2026), las fechas que se manejan son estas: las sociedades (una SL, por ejemplo) deben usar un sistema que cumpla desde el 1 de enero de 2027, y el resto —autónomos, sobre todo— desde el 1 de julio de 2027. Durante 2026 el uso es voluntario, una especie de periodo de pruebas.

Traducido: no tienes que hacer nada hoy mismo, pero tampoco lo dejes para la semana antes. Cambiar de forma de facturar implica elegir programa, aprender a usarlo y pasar tus datos, y eso se hace mejor con margen que con la fecha encima. Si eres sociedad, tu límite real de "empezar a mirarlo en serio" es el otoño de 2026. Si eres autónomo, tienes hasta bien entrado 2027, pero no está de más adelantarlo.

Estas fechas han cambiado un par de veces por el camino, así que si lees esto meses después de la publicación, confírmalas antes de tomar decisiones grandes. Tu gestoría o la propia web de Hacienda son la referencia buena.

Si quieres confirmar tu fecha con tu caso en la mano antes de seguir, son cuatro preguntas y te la decimos, sin registro.

Tus opciones, de menos a más

No hay una única respuesta correcta. Depende de cuántas facturas haces al mes y de cómo llevas ya el resto de la administración. Estas son las salidas ordenadas de la más ligera a la más completa.

La aplicación gratuita de Hacienda. La Agencia Tributaria ha previsto ofrecer una aplicación básica y gratuita para emitir facturas que cumplan con Verifactu. Está pensada justo para el perfil que hoy factura con Excel: poco volumen, facturas sencillas, sin necesidad de florituras. Si haces cinco o diez facturas al mes y no necesitas nada más que emitirlas bien, esta puede ser tu opción sin gastar un euro. Merece la pena esperar a que esté disponible y probarla antes de pagar por nada.

Un programa de facturación de los normales. Hay bastantes herramientas de facturación en el mercado, muchas por unas pocas decenas de euros al mes o incluso con planes gratuitos para poco volumen. Casi todas las serias ya están adaptadas a Verifactu o lo estarán mucho antes de tu fecha. Si además de emitir facturas quieres controlar cobros, gastos o presupuestos, dar este paso te compensa. Antes de contratar ninguno, conviene comprobar que de verdad cumple; te lo contamos en la guía de cómo comprobar tu programa.

El programa de tu gestoría. Si ya tienes asesoría, pregúntales. Muchas ofrecen a sus clientes un programa de facturación conectado con su contabilidad, y no es raro que esté incluido en lo que ya pagas o cueste muy poco más. Tiene una ventaja añadida: los datos van solos a quien te lleva las cuentas, y te ahorras mandar PDFs y hojas cada mes.

Un ERP o algo a medida. Esto es para quien ya se le ha quedado pequeño el Excel por otros motivos, no solo por Verifactu: mucha gente facturando, integración con almacén o con la web, procesos propios que ninguna herramienta estándar cubre bien. Un ERP como Odoo, o un desarrollo hecho a tu medida, resuelve Verifactu de camino, pero no lo eliges por Verifactu. Si tu problema es solo "no puedo seguir con el Excel", empieza por las tres opciones de arriba: son más rápidas y baratas.

Cómo hacer el cambio sin liarte

Elijas lo que elijas, el paso es parecido. Un par de cosas que ayudan a que no se convierta en un dolor de cabeza.

Elige antes de que apriete la fecha. Con margen puedes probar dos herramientas, ver cuál te resulta más cómoda y quedarte con la que menos te haga pensar. Con la fecha encima acabas cogiendo la primera que te ofrezcan.

No hace falta que metas años de facturas viejas en el programa nuevo. Tus facturas antiguas del Excel siguen siendo válidas y las guardas como siempre. El programa nuevo empieza a numerar y encadenar desde la primera factura que emitas con él. No tienes que migrar el pasado, solo arrancar limpio el futuro.

Y avisa a tu gestoría del cambio. Si vas a pasar de mandarles un Excel a usar un programa, díselo para que sepan de dónde sacar los datos a partir de ahora. Es una conversación de cinco minutos que evita líos en el siguiente trimestre.

En resumen

Si facturas con Excel o Word, Verifactu sí te obliga a cambiar de herramienta, porque una hoja de cálculo no puede cumplir por mucho que la retoques. Pero no es una emergencia: tienes hasta 2027 según tu caso, hay una opción gratuita de Hacienda pensada justo para ti, y el cambio se hace una vez y se olvida. Lo único que no conviene es dejarlo para el último día.

Si quieres confirmar en un minuto si te afecta y cuál es tu fecha exacta, tenemos una herramienta gratuita de cuatro preguntas que te lo dice sin pedirte el correo. Y si tu situación es de las que no encajan en ninguna casilla —tienes un sistema propio, dudas entre programa y ERP, o simplemente prefieres que alguien lo mire contigo— lo hablamos sin compromiso: contact@easybyte.es. Cómo lo enfocamos está en la página del servicio.