Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué es y en qué se diferencia de Verifactu

Hay dos cosas rondando ahora mismo que se llaman parecido, salen en los mismos correos de proveedores y a mucha gente se le mezclan en la cabeza: Verifactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas. No son lo mismo. Son dos obligaciones distintas, con fechas distintas y con motivos distintos, y entender cuál es cuál te ahorra bastante ruido.

Vamos a separarlas. Primero qué es esto de la factura electrónica obligatoria, luego para cuándo, y al final por qué no hay que confundirla con Verifactu.

Qué es la factura electrónica obligatoria

Viene de la Ley Crea y Crece (la Ley 18/2022), que entre muchas otras cosas decidió que las facturas entre empresas y profesionales tienen que ser electrónicas. No en el sentido de "un PDF que mando por correo". Eso ya lo hace casi todo el mundo y no cuenta. La ley habla de otra cosa: de una factura que sea un fichero estructurado, es decir, un archivo que el ordenador de quien lo recibe pueda leer y procesar solo, sin que nadie teclee nada a mano.

Piénsalo así. Cuando mandas un PDF, la persona del otro lado lo abre, lo mira y copia los datos en su programa de contabilidad a mano. La factura electrónica de la que habla la ley elimina ese paso: el archivo llega, el programa lo entiende y lo apunta él solo. Para que eso funcione, el archivo tiene que venir en un formato normalizado, uno de los que todos los programas saben leer (Facturae, UBL y algún otro del mismo estilo). El PDF de siempre, por muy bien que se vea, no sirve para esto.

Hay una segunda parte que conviene tener presente, porque es la que más cambia el día a día. Además de mandar la factura en ese formato, habrá que ir informando de su estado: cuándo se acepta, cuándo se rechaza y cuándo se ha pagado de verdad. Y eso hay que comunicarlo en un plazo corto, de unos pocos días desde que pasa cada cosa. Es información que hoy nadie reporta a nadie y que pasará a ser obligatoria.

La idea detrás de todo esto, según la propia ley, es reducir la morosidad: si queda registrado cuándo se acepta y cuándo se paga cada factura, es más difícil dar largas. Se consiga o no ese objetivo, ese es el porqué.

Para cuándo

Aquí toca ir con cuidado, porque es donde más se ha movido el suelo.

La ley es de 2022, pero durante mucho tiempo no se pudo aplicar porque le faltaba el reglamento, el texto que baja al detalle el cómo. Ese reglamento ya existe: se publicó en el BOE a finales de marzo de 2026 (Real Decreto 238/2026). Así que el marco ya está montado. Lo que arranca el reloj de la obligación no es sin embargo el reglamento en sí, sino una orden ministerial posterior, la que regula la plataforma pública por la que pasarán las facturas. A partir de que esa orden esté en vigor, los plazos son escalonados:

• Las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año son las primeras: un año después.
• El resto —la inmensa mayoría de pymes y autónomos— dos años después.

Traducido a calendario, los plazos que se manejan a fecha de hoy (julio de 2026) apuntan a algún momento de 2027 para las grandes y 2028 para las demás. Pero ojo con tomarme esas fechas al pie de la letra: dependen de cuándo entre en vigor esa orden ministerial, y este es un tema que ya se ha retrasado varias veces. Si estás leyendo esto meses después, confirma la fecha exacta con tu gestoría o en la web de Hacienda antes de tomar ninguna decisión de las que cuestan dinero.

Lo importante que te llevas: si eres una pyme o un autónomo normal, esto no es para mañana. Tienes por delante, tirando por lo bajo, un par de años. No es un incendio.

Lo que sí tiene fecha firme es Verifactu, que llega antes: aquí puedes ver la tuya en cuatro preguntas.

Y entonces, ¿en qué se diferencia de Verifactu?

Esta es la pregunta del millón, porque en los correos comerciales las meten en el mismo saco. La forma más limpia de distinguirlas es preguntarte de qué va cada una.

Verifactu va del programa con el que emites tus facturas. Es una norma que exige que ese programa cumpla ciertas reglas por dentro: que encadene una factura con otra para que no puedas borrar una del medio sin que se note, que guarde un registro que no se pueda alterar después, que meta un código QR. Es asunto tuyo y de tu software, hacia dentro. Te afecta emitas a quien emitas: a otras empresas, a particulares, da igual. Si quieres el detalle, lo tienes en la guía de Verifactu.

La factura electrónica obligatoria va del formato y del canal de la factura. No le importa tanto cómo la genera tu programa por dentro, sino que el documento que sale sea un archivo estructurado y viaje en electrónico hasta la otra empresa, con su reporte de estados. Es asunto entre tú y quien te compra, hacia fuera. Y solo aplica entre empresas y profesionales; a las facturas que le haces a un particular, esto no.

Una es sobre cómo fabricas la factura. La otra es sobre en qué formato la entregas a otra empresa. Puedes cumplir una y no la otra. De hecho durante un tiempo mucha gente cumplirá Verifactu bastante antes de que le llegue la obligación de la factura electrónica, porque las fechas de Verifactu son más cercanas.

La buena noticia práctica es que las dos se resuelven, en general, con la misma decisión: usar un programa de facturación en condiciones. Un software serio, un ERP como Odoo o un desarrollo a medida se encargan por dentro tanto del sello y el QR de Verifactu como de generar y mandar la factura en el formato electrónico que pedirá Crea y Crece. No son dos proyectos separados. Es la misma herramienta cumpliendo dos normas.

Qué hacer ahora mismo

Poco, y con calma.

Lo primero de tu lista sigue siendo Verifactu, porque llega antes. Si todavía facturas con Excel o con un programa que no sabes si cumple, empieza por ahí; el resto viene detrás y con margen. Tenemos una herramienta de cuatro preguntas que te dice en un minuto si Verifactu te afecta y cuándo, sin pedirte el correo.

Sobre la factura electrónica entre empresas, de momento basta con saber que existe, que no es lo mismo que Verifactu y que no corre prisa este año. Cuando toque, si ya tienes un programa de facturación decente, lo más probable es que se adapte solo con una actualización. Y si tu caso es raro —vendes a través de una web, manejas mucho volumen, tienes un sistema propio que no sabes si aguantará el formato nuevo— es de las cosas que conviene mirar con tiempo en lugar de esperar a la fecha. Eso es exactamente lo que hacemos en la adaptación a Verifactu: ver cómo facturas hoy, decirte si te aplica y dejarlo hecho, con el alcance y el precio cerrados antes de empezar. Si quieres que lo veamos juntos, sin compromiso: contact@easybyte.es.